Open Space

Open Space: Innovatives Konzept für Konferenzen und Meetings

Open Space oder auch Open Space Technology ist eine partizipative Organisations- und Kommunikationsmethode, die es ermöglicht, spontane und kreative Diskussionen in großen Gruppen zu fördern. Sie bietet eine strukturierte Möglichkeit, Gruppen von Menschen zusammenzubringen, um Themen von gemeinsamem Interesse zu diskutieren und Lösungen zu finden. Durch den offenen und selbstorganisierten Charakter der Methode können die Teilnehmer ihre eigenen Themen setzen und sich in verschiedenen Diskussionsgruppen engagieren, was zu einem dynamischen und ergebnisorientierten Austausch führt. Die Prinzipien des Open Space öffnen den Raum für Austausch, Ideen- und Lösungsvielfalt sowie Kreativität und Innovation.

Open Space auf einen Blick

• Bedeutung und Anwendung: In einer zwei- bis dreitägigen Konferenz wird ein festgelegtes Fokusthema von 20-100 Teilnehmern diskutiert. Die Teilnehmer bestimmen zunächst Subthemen, die anschließend in Gruppen diskutiert werden sollen. Jedem Teilnehmer steht es offen sich unterschiedlichen Subthemen zuzuwenden und sich an den offen gestalteten Diskussionsgruppen zu beteiligen.

• Durchführung der Analyse: Die Ergebnisse müssen dokumentiert werden und an die Teilnehmer verteilt, um sie bei ihren Vorhaben zu unterstützen. Nach einem halben Jahr ist es sinnvoll, den Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich über die Erfahrung auszutauschen.

• Stärken der Methode: Die Stärken von Open Space liegen in seiner partizipativen Art und dass zu unerwarteten Erkenntnissen und innovative Lösungen führen kann.

• Schwächen und Herausforderungen: Eines der größten Herausforderungen ist, dass es schwierig sein kann, ein Thema zu finden, dass offene Diskussionsrunden zulässt und gleichzeitig einen konkreten Fokus aufweisen.

Vorteile von Open Space in Unternehmen

Die Anwendung von Open Space Konferenzen in Unternehmen bietet mehrere Vorteile. Hier einige der Vorteile:

Flexibilität und Teilnehmerengagement: Open Space ermöglicht es den Teilnehmern, die Agenda selbst zu gestalten, was zu einer hohen Beteiligung und Motivation führt.

Selbstorganisation und -verwaltung: Teilnehmer organisieren sich selbst in Diskussionsgruppen, wodurch eine dynamische und interaktive Umgebung entsteht.

Breites Anwendungsspektrum: Die Methode ist vielseitig und kann in verschiedenen Kontexten angewendet werden, von der Unternehmensstrategie bis hin zur Teamentwicklung.

Förderung von Kreativität und Innovation: Open Space regt zu freiem Denken und offenen Diskussionen an, was innovative Lösungen und Ideen hervorbringen kann.

Effizienz bei der Problemlösung: Durch die Einbeziehung einer Vielzahl von Perspektiven können komplexe Probleme effektiver angegangen werden.

Geeignet für große Gruppen: Die Methode funktioniert gut in großen Gruppen und ermöglicht es einer Vielzahl von Teilnehmern, aktiv teilzunehmen.

Ergebnisorientierung: Trotz der offenen Struktur fokussiert sich die Methode auf konkrete Ergebnisse und Lösungen.

Insgesamt trägt das Open-Space-Konferenzformat dazu bei, die Mitarbeiterbindung zu stärken, die Kommunikation zu verbessern und eine agile und lösungsorientierte Unternehmenskultur zu fördern. Das Gesetz der zwei Füße als Kooperationsprinzip der interaktiven Moderation besagt, dass jeder Teilnehmer immer am richtigen Ort sein sollte, in derjenigen Arbeitsgruppe, in der er einen Beitrag leisten und etwas lernen kann.

7 Schritte der Durchführung einer Open-Space-Veranstaltung

Die Durchführung einer Open-Space-Veranstaltung folgt einem klaren Ablauf, der sicherstellt, dass die Teilnehmer aktiv in die Definition der Themen und den Austausch von Ideen einbezogen werden. Hier sind die grundlegenden Schritte:

Vorbereitung:

• Ein Organisator identifiziert das Ziel der Konferenz bestimmt Ort, Datum und Zeit.

• Die Veranstaltung wird beworben, und die Teilnehmer werden eingeladen.

• Die Einladung sollte den offenen Charakter der Veranstaltung betonen und die Teilnehmer ermutigen, eigene Themen beizutragen.

Begrüßung und Einführung:

• Der Veranstalter eröffnet die Konferenz und erklärt die Grundprinzipien und Regeln der Open-Space-Methode.

• Die Teilnehmer werden ermutigt, eigene Themen von Interesse zu identifizieren und diese auf vorbereiteten „Marktplatz“-Wänden zu notieren.

Eröffnung des „Marktplatzes“:

• Die Teilnehmer stellen ihre Themen kurz vor und erklären, warum diese für sie wichtig sind.

• Nach den Vorstellungen platzieren die Teilnehmer ihre Themen auf einem sichtbaren „Marktplatz“, wo sich andere Teilnehmer für Diskussionen zu den gewählten Themen einschreiben können.

Arbeitsphasen in Kleingruppen (Workshops):

• Die Teilnehmer versammeln sich in Kleingruppen entsprechend der gewählten Themen.

• In diesen Gruppen werden Ideen ausgetauscht, Erfahrungen geteilt und Lösungsansätze erarbeitet.

Dokumentation:

• Die Ergebnisse der Kleingruppenarbeit werden dokumentiert.

• Dies kann durch Teilnehmer selbst oder durch zugeteilte „Schreiber“ (Open Space Begleiter) erfolgen.

Abschlussrunde:

• Alle Teilnehmer kommen wieder zusammen, und die Ergebnisse aus den Kleingruppen werden kurz vorgestellt.

• Die Teilnehmer reflektieren gemeinsam über Erkenntnisse, Lösungen und mögliche nächste Schritte.

Ausblick und Verpflichtungen:

• Der Veranstalter schließt das Event ab, gibt einen Ausblick auf mögliche Folgeveranstaltungen und ermutigt die Teilnehmer, identifizierte Maßnahmen umzusetzen.

• Die Offenheit, Flexibilität und Selbstorganisation während des Open-Space-Events ermöglichen es den Teilnehmern, die Agenda aktiv mitzugestalten und sich in den Diskussionsprozess einzubringen.

Herausforderungen und Lösungsansätze bei Open Space

Open Spaces können mit verschiedenen Herausforderungen einhergehen – dazu sollten die passenden Lösungsansätze beachtet werden.

Teilnehmermotivation und -beteiligung:

• Herausforderung: Nicht alle Teilnehmer sind möglicherweise gleichermaßen motiviert, eigene Themen beizutragen oder aktiv an Diskussionen teilzunehmen.

• Lösungsansatz: Klare Kommunikation im Vorfeld, die die Bedeutung der individuellen Beiträge betont, sowie gezielte Moderation, um die Teilnahme zu fördern; auch die Arbeitsatmosphäre muss dem entsprechend gestaltet sein.

Themenüberlappung und Redundanz:

• Herausforderung: Es besteht die Möglichkeit, dass ähnliche oder überlappende Themen vorgeschlagen werden, was zu Redundanzen führen kann.

• Lösungsansatz: Moderatoren können während der Vorstellungsrunde auf überlappende Fragestellungen hinweisen und die Gruppen ermutigen, sich gegebenenfalls zusammenzuschließen, um Effizienz und Fokus zu gewährleisten.

Zeitmanagement:

• Herausforderung: Die Zeit für Diskussionen in den Kleingruppen ist begrenzt und es könnte Schwierigkeiten geben, alle relevanten Aspekte umfassend zu behandeln.

• Lösungsansatz: Klare Zeitvorgaben zu Beginn der Veranstaltung und regelmäßige Zeitchecks können helfen, sicherzustellen, dass die Diskussionen effektiv verlaufen. Zusätzlich kann eine effiziente Moderation den zeitlichen Rahmen im Auge behalten.

Fehlende Umsetzung von Ergebnissen:

• Herausforderung: Die erarbeiteten Ideen und Lösungen werden möglicherweise nicht immer in der Praxis umgesetzt.

• Lösungsansatz: Ein klarer Aktionsplan am Ende des Open-Space-Events, der die nächsten Schritte und Verantwortlichkeiten definiert, sowie regelmäßige Follow-up-Maßnahmen, um die Umsetzung zu überwachen.

Widerstand gegen Veränderungen:

• Herausforderung: Einige Mitarbeiter könnten skeptisch gegenüber der Open-Space-Methode oder den vorgeschlagenen Veränderungen sein.

• Lösungsansatz: Offene Kommunikation über die Ziele der Veranstaltung, die Vorteile der Methode und die Notwendigkeit von Veränderungen. Es kann auch hilfreich sein, Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen zu teilen. Auch die Vermittlung, dass Änderungen Zeit benötigen und Schritt für Schritt eingeführt werden, kann das Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter erhöhen.

Mangelnde Vielfalt der Perspektiven:

• Herausforderung: Es besteht die Gefahr, dass bestimmte Gruppen oder Meinungen unterrepräsentiert sind, was zu einem eingeschränkten Blickwinkel führen kann.

• Lösungsansatz: Aktive Moderation, um sicherzustellen, dass verschiedene Perspektiven gehört werden, sowie gezielte Einladungen, um eine breite Teilnahme zu gewährleisten.

Die effektive Anwendung der Open-Space-Methode erfordert eine aufmerksame Planung und Moderation, um diese Herausforderungen zu bewältigen und sicherzustellen, dass das Potenzial der Methode voll ausgeschöpft wird.

Die Rolle von Moderation und Facilitation während der Open Space Workshops

Die Moderation und Facilitation spielen eine entscheidende Rolle bei der Open-Space-Methode, da sie dafür verantwortlich sind, den reibungslosen Ablauf des Events zu gewährleisten und eine positive und produktive Atmosphäre zu schaffen. Hier sind die Hauptaspekte ihrer Rolle:

Begrüßung und Einführung:

Moderatoren erklären die Rahmenbedingungen der Open-Space-Methode und schaffen eine unterstützende Umgebung für die Teilnehmer. Sie betonen die Bedeutung von Offenheit, Selbstorganisation und aktiver Beteiligung.

Erleichterung der Themenfindung:

Moderatoren unterstützen die Teilnehmer dabei, relevante und bedeutungsvolle Themen zu identifizieren. Sie können dabei helfen, die Themen zu klären und sicherstellen, dass sie die Interessen und Anliegen der Gruppe widerspiegeln.

Marktplatz-Eröffnung:

Moderatoren leiten die Vorstellungsrunde auf dem „Marktplatz“, auf dem die Teilnehmer ihre Themen vorstellen. Sie können dabei darauf achten, dass die Präsentationen kurz und prägnant sind, und die Teilnehmer ermutigen, sich für Themen einzuschreiben.

Flexibles Zeitmanagement:

Moderatoren überwachen die Zeit während der Kleingruppen-Diskussionen und sorgen dafür, dass die Zeit effizient genutzt wird. Sie können Zeitvorgaben setzen und die Gruppen ermutigen, zu einem vereinbarten Zeitpunkt zusammenzukommen, um ihre Ergebnisse zu teilen.

Unterstützung der Gruppendiskussionen:

Facilitators fördern eine offene und respektvolle Kommunikation in den Kleingruppen. Sie können sicherstellen, dass alle Teilnehmer gehört werden, und bei Bedarf Fragen stellen oder Klarstellungen anbieten, um die Diskussion zu vertiefen.

Dokumentation der Ergebnisse:

Moderatoren sorgen dafür, dass die Ergebnisse der Kleingruppen klar dokumentiert werden. Dies kann durch die Teilnehmer selbst oder durch zugeteilte „Schreiber“ erfolgen.

Abschlussrunde und Ausblick:

Moderatoren leiten die Abschlussrunde, in der die Teilnehmer ihre Erfahrungen teilen und einen Ausblick auf mögliche nächste Schritte geben. Sie können auch betonen, wie die erarbeiteten Ideen in die Praxis umgesetzt werden können.

Flexibles Eingreifen:

Moderatoren sind darauf vorbereitet, flexibel auf unerwartete Entwicklungen zu reagieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, um den Zielen des Open-Space-Events gerecht zu werden.

Die Moderation und Facilitation sind entscheidend, um eine offene, unterstützende und strukturierte Umgebung zu schaffen, in der die Teilnehmer aktiv zusammenarbeiten können, um wertvolle Ideen und Lösungen zu generieren.

Technologie und Tools zur Unterstützung von Open Space

Die Open-Space-Methode kann durch verschiedene Technologien und Tools unterstützt werden, um die Organisation, Kommunikation und Dokumentation zu erleichtern. Hier sind einige Beispiele:

Kollaborative Online-Plattformen:

Plattformen wie Miro, MURAL oder Microsoft Whiteboard ermöglichen es den Teilnehmern, online zusammenzuarbeiten. Virtuelle „Marktplätze“ können erstellt werden, um Themen zu sammeln, Ideen festzuhalten und gemeinsam zu arbeiten.

Digitale Moderationstools:

Tools wie Mentimeter oder Slido können für die Moderation von virtuellen Veranstaltungen genutzt werden. Sie ermöglichen das Sammeln von Echtzeit-Feedback, das Abstimmen über Themen und die Interaktion der Teilnehmer während der Präsentationen.

Videokonferenz-Tools:

Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder Cisco Webex sind nützlich, wenn die Teilnehmer räumlich getrennt sind. Sie ermöglichen Videokonferenzen für die Eröffnung, Abschlussrunde und virtuelle Kleingruppen-Diskussionen.

Collaborative Dokumentationstools:

Google Docs oder Microsoft 365 erlauben es den Teilnehmern, gemeinsam an der Dokumentation der Ergebnisse zu arbeiten. In Echtzeit können Notizen, Ideen und Lösungen festgehalten werden.

Kollaborative Projektmanagement-Tools:

Tools wie Trello oder Asana können dazu verwendet werden, die Umsetzung von Ideen und Maßnahmen zu organisieren. Teams können Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten gemeinsam verfolgen.

Umfrage- und Feedback-Tools:

Plattformen wie SurveyMonkey oder Typeform können für die Sammlung von Feedback vor, während und nach dem Open-Space-Event genutzt werden, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Gruppenchat-Plattformen:

Messaging-Apps wie Slack oder Microsoft Teams ermöglichen die Echtzeitkommunikation zwischen den Teilnehmern, sowohl während des Open-Space-Events als auch für die langfristige Zusammenarbeit.

Online-Ressourcen für Teilnehmer:

Eine Webseite oder ein Intranet mit Ressourcen, Zeitplänen, Anleitungen und weiteren Informationen kann den Teilnehmern helfen, sich vorzubereiten und während des Events orientiert zu bleiben.

Die Auswahl der Tools hängt von den Bedürfnissen der Teilnehmer, der Art des Open-Space-Events und den verfügbaren Ressourcen ab. Eine sorgfältige Integration von Technologie kann dazu beitragen, die Effizienz, Interaktion und Nachverfolgbarkeit während und nach dem Event zu verbessern.

Open Space und digitale Transformation

Open Space ist eine partizipative Organisations- und Kommunikationsmethode, die es ermöglicht, spontane und kreative Diskussionen in großen Gruppen zu fördern.

Im Kontext der digitalen Transformation wird die Open Space Methode oft genutzt, um Mitarbeiter aktiv in den Wandel einzubeziehen, innovative Ideen zu generieren und gemeinsame Lösungsansätze für die Herausforderungen der digitalen Transformation zu entwickeln.

Durch den offenen und selbstorganisierten Charakter bietet die Methode einen effektiven Rahmen, um die Vielfalt der Perspektiven und das Engagement der Mitarbeiter bei der digitalen Transformation zu fördern.

Quellen

• Aconda – Dialog- und Zukunftsprozess: Open Space Technology, URL: http://www.agonda.de/open-space/open-space.html, letzter Zugriff: 24.08.2016

• Harrison, Owen (2001): Die Erweiterung des Möglichen – Die Entdeckung von Open Space, Stuttgart, Klett‐Cotta Verlag

• Harrison, Owen (2001): Open Space Technology – Ein Leitfaden für die Praxis, Stuttgart, Klett‐Cotta Verlag

• Open Space World (2012): Was ist denn open space?, URL: http://www.openspaceworld.org/german/index.html, letzter Zugriff: 30.08.2016

• Reich, Kersten (2007): Methodenpool, URL: http://methodenpool.uni-koeln.de/, letzter Zugriff: 30.08.2016

• WiPro – Innovativ mit Methode: World Cafe , URL: http://www.innovationsmethoden.info/methoden/world-cafe, letzter Zugriff: 24.08.2016